Foire aux questions

L’employeur assujetti à la loi sur les compétences doit compiler les renseignements concernant les activités de formation offertes au cours de la période s’échelonnant du 1^er janvier au 31 décembre 2018. Les conditions reliées au formulaire à transmettre à la Commission des partenaires du marché du travail font partie des obligations légales d’un employeur en vigueur au 31 décembre 2018.

Tout employeur dont la masse salariale à l'égard d'une année civile (de janvier à décembre) excède deux millions de dollars est un employeur assujetti à la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (communément appelée loi sur les compétences ). Cet employeur doit consacrer l'équivalent d’au moins 1 % de sa masse salariale à la formation de son personnel.

Il est tenu de remplir et de transmettre le formulaire Déclaration des activités de formation à la Commission des partenaires du marché du travail, conformément à l’article 3 du Règlement sur les dépenses de formation admissibles.

La masse salariale pour une année est l’ensemble des montants qu’un employeur verse, alloue, accorde ou paie à un employé. En général, l’ensemble de ces montants correspond à l’addition des revenus d’emplois avant les retenues à la source, des salaires différés ainsi que des revenus d’emplois et des revenus divers. Le Guide de l’employeur – Retenues à la source et cotisations de Revenu Québec peut être consulté pour plus de détails à ce sujet.

Par ailleurs, il faut tenir compte uniquement de la masse salariale du Québec.

Non, la loi sur les compétences s’applique seulement aux employeurs dont la masse salariale est de plus de deux millions de dollars.

Lorsque la masse salariale de l’employeur est de moins de deux millions de dollars une année, cet employeur n’est pas assujetti pour cette même année. Cela peut être le cas, par exemple, lorsqu’une entreprise fait faillite, qu’elle fusionne avec une autre ou qu’elle déménage à l’extérieur du Québec.

L’employeur qui n’est plus assujetti doit accéder à la page d’accueil du formulaire à l’aide de son code d’accès et indiquer à la question portant sur l’assujettissement qu’il n’est plus assujetti. Le dossier sera alors fermé.

Un seul formulaire doit être rempli pour la nouvelle entreprise. Il suffit d’inscrire le nouveau numéro d’entreprise du Québec (NEQ) dans le champ approprié.

L’employeur doit utiliser un seul formulaire, pour répondre aux questions concernant ses divisions, succursales ou établissements au Québec enregistrés sous un même numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

Oui, un employeur assujetti c’est-à-dire dont la masse salariale excède deux millions de dollars doit remplir le formulaire qu’il ait ou non offert de la formation. En effet, il doit déclarer sa cotisation au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre ou encore l’utilisation des dépenses de formation admissibles reportées d’une année antérieure.

Non, si le certificat de qualité des initiatives de formation (CQIF) était valide durant l’année civile visée. Ce certificat permet à un employeur d’être exempté, entre autres, de remplir le formulaire et est valide pour trois ans.

Le formulaire de Revenu Québec sert à déclarer les sommes investies dans la formation de la main-d’œuvre; tandis que celui de la Commission sert à recueillir les renseignements sur les moyens retenus par les employeurs assujettis pour répondre à leur obligation légale de participer au développement des compétences de la main-d’œuvre.

L’employeur doit s’assurer qu’il a rempli un formulaire pour chacune des entreprises dotées d’un numéro d’entreprise du Québec (NEQ) distinct, s’il y a lieu, et visées par l’obligation légale. S’il a déjà rempli le ou les formulaires requis, l’employeur ne doit pas tenir compte du message.

L’employeur produit la déclaration des activités de formation en remplissant et en transmettant le formulaire en ligne Déclaration des activités de formation . Ce formulaire se trouve sur le site Internet de la Commission.

Pour accéder au formulaire, l’employeur doit inscrire le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) de l’entreprise visée par la déclaration ainsi que le code d’accès qu’il a utilisé l’an dernier. Par la suite, il doit fournir les renseignements demandés en s’assurant de leur validité et remplir tous les champs obligatoires. Finalement, il doit transmettre le formulaire.

L’employeur doit s’assurer que les renseignements sont à jour. Au besoin, l’employeur peut mettre à jour les renseignements déjà inscrits dans la section Renseignements sur l’identité, tels que la raison sociale, son adresse postale et le nom et l'adresse courriel de la personne représentant.

L’employeur peut s’inscrire directement en ligne, sur la page d’accueil  de la déclaration. Pour ce faire, il doit cliquer sur le lien Pour vous inscrire en ligne. Il est obligatoire d’indiquer les coordonnées de l’entreprise ainsi que l’adresse courriel du représentant de l’employeur pour inscrire l’entreprise. Le code d’accès sera transmis par courriel à l’adresse indiquée.

Il doit cliquer sur le lien Obtenir un nouveau code d’accès sur la page d’accès du formulaire.

La page Réinitialisation du code d’accès s’ouvrira. L’employeur doit ensuite indiquer son numéro d’entreprise du Québec (NEQ), ainsi que l’adresse courriel de la personne responsable de la déclaration. En cliquant sur Réinitialiser, un message de confirmation apparaîtra. Elle recevra alors un nouveau code d’accès par courriel.

Non, il est possible d’interrompre en tout temps la tâche grâce à la fonction Enregistrer et fermer. Elle permet de conserver les renseignements inscrits et de terminer la déclaration à un autre moment.

Non, la Commission a choisi la version électronique afin de diminuer le fardeau administratif lié à la gestion du formulaire. Celui-ci doit être rempli en ligne et transmis à l’aide de la fonction Soumettre.

Oui, une fois le formulaire transmis, un message s’affiche à l’écran fournissant un numéro de confirmation. De plus, ce message est envoyé par courriel à l’employeur qui devra le conserver.

À partir du formulaire, il est possible de consulter et d’imprimer les déclarations antérieures depuis 2011, pourvu qu’elles aient été produites de façon conforme. Lorsqu’une déclaration est produite de façon conforme, un numéro de confirmation est donné.

La Commission ne fournit pas de copie papier des déclarations.

Il est possible d’imprimer le formulaire avant sa transmission. Il est d’ailleurs conseillé de le faire afin de vérifier les renseignements fournis. Il est également possible d’enregistrer une copie en format PDF de la déclaration et de la conserver pour les dossiers de l’entreprise.

Lorsque l’employeur a rempli  le formulaire de façon conforme et le transmet, il obtient automatiquement un numéro de confirmation et reçoit ensuite un courriel de confirmation. Par ailleurs, s’il le souhaite, il peut se connecter de nouveau afin de consulter et d’imprimer la déclaration, au besoin.

Il doit vérifier le ou les messages d’erreur qui apparaissent dans le formulaire et apporter les corrections nécessaires. En effet, un message d’erreur s’affiche vis-à-vis d'un champ qui contient un renseignement non conforme, par exemple, un espacement dans une adresse de courriel ou un champ obligatoire non rempli.

La Commission met à la disposition des employeurs différents ouvrages de référence, dont le Guide sur les dépenses de formation admissibles (PDF, 238 Ko) qui fournit, par exemple, la définition des moyens reconnus par la loi sur les compétences.

Ce renseignement est accessible dans le site Internet du Registraire des entreprises du Québec (REQ).

Le code d’activité économique (CAE) se trouve à la rubrique Activités économiques et nombre de salariés, dans le dossier de l’entreprise accessible dans le site Internet du Registraire des entreprises du Québec (REQ). Il est suggéré d’indiquer dans le formulaire le code à quatre chiffres du premier secteur d’activité économique, par exemple, 7721 Services d'informatique.

Il est suggéré de classer les employés dans la catégorie se rapprochant le plus de la fonction qu’ils occupent au sein de l’entreprise.

Une description de chaque catégorie de même qu’une liste d’exemples d’emplois par catégorie sont fournies dans le formulaire, à la section 4 Catégories d’employés.

Un stagiaire appartient à la même catégorie d’employés (professionnel, personnel technique, personnel des ventes, etc.) que les employés parmi lesquels il a effectué son stage.

Pour ce qui est des heures de formation, l’employeur peut déclarer le total des heures rémunérées.

Seul un employé qui a reçu de la formation ou a participé à des activités de formation est inclus dans le calcul du nombre d’employés formés. Le formateur ou les formateurs ne doivent pas être compris dans ce calcul.

Il est à noter que même si un employé a participé à plus d’une activité de formation, on doit le compter une seule fois. Par exemple, une entreprise qui compte un total de cinq employés, trois employés ont suivi deux formations chacun dans l’année. Le nombre d’employés formés est donc de trois et non de six.

Non, une cotisation au Fonds de la Commission de la construction du Québec (CCQ) ou au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO) ne correspond pas à des heures de formation, mais au versement d’une somme d’argent.

Ainsi, dans le cas où une cotisation a été payée, le chiffre 0 doit être inscrit dans la colonne Nombre d’employés formés et dans la colonne Nombre total d’heures de formation reçue du tableau de la section 4 Catégories d’employés.

Le nombre total d’heures de formation se calcule en additionnant l’ensemble des heures de formation reçues par les employés durant l’année. Ce calcul ne comprend pas les heures du ou des formateurs.

Une validation se fait automatiquement dans le tableau des catégories d’employés. Chaque fois qu’une donnée est saisie dans les champs Nombre d’employés formés et Nombre total d’heures de formation reçue, une validation est effectuée afin de vérifier si le nombre total d’heures de formation reçue divisé par le nombre d’employés formés donne un nombre supérieur ou égal à 500.

Si c’est le cas, une fenêtre s’ouvre et présente le message suivant : « Vous déclarez une moyenne de plus de 500 heures de formation par employé dans cette catégorie, est-ce que les données inscrites sont bien valides? ».

Si la réponse est « oui », la fenêtre disparaît et il est possible de continuer de remplir le formulaire.

Si la réponse est « non », le pointeur est placé dans le champ à modifier, Nombre total d’heures de formation reçue, et le nombre erroné est mis en surbrillance. Ce nombre peut alors être corrigé pour qu’il corresponde à celui figurant dans les registres de l’employeur.

Oui, s’il y a des dépenses de formation admissibles engagées par l’employeur. C’est le cas par exemple de l’employeur qui paie les frais de scolarité d’un employé.

Il faut corriger la donnée concernée par le ou les messages d’erreur dans le tableau. Cela permet d’assurer la validité des statistiques qui seront compilées à partir des données inscrites.

Les messages d’erreur les plus fréquents concernent les situations suivantes :

• Le nombre d’employés formés doit être égal ou inférieur au nombre total d’employés.
• Le chiffre 0 inscrit dans la colonne Nombre d’employés formés correspond au chiffre 0 dans la colonne Nombre total d’heures de formation reçue.
• Dans la section 3, les moyens indiqués, excluant ceux qui correspondent strictement au versement d’une somme d’argent (cotisation, report, etc.), impliquent qu’un chiffre supérieur à 0 doit être inscrit dans la colonne Nombre d’employés formés et dans la colonne Nombre total d’heures de formation reçue.

Oui, toutefois il faut s’assurer, avant de se déplacer, de bien enregistrer les données à l’aide du bouton Enregistrer.