Foire aux questions

L’employeur assujetti doit remplir sa déclaration entre le 1^er février et le 30 juin.

L’employeur assujetti à la loi sur les compétences doit compiler les renseignements concernant les activités de formation offertes au cours de la période s’échelonnant du 1^er janvier au 31 décembre de l’année visée par la déclaration.

Tout employeur dont la masse salariale à l'égard d'une année civile (de janvier à décembre) excède deux millions de dollars est un employeur assujetti à la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (communément appelée loi sur les compétences ). Cet employeur doit consacrer l'équivalent d’au moins 1 % de sa masse salariale à la formation de son personnel.

Il est tenu de remplir et de transmettre le formulaire Déclaration des activités de formation à la Commission des partenaires du marché du travail, conformément à l’article 3 du Règlement sur les dépenses de formation admissibles.

La masse salariale pour une année est l’ensemble des montants qu’un employeur verse, alloue, accorde ou paie à un employé. En général, l’ensemble de ces montants correspond à l’addition des revenus d’emplois avant les retenues à la source, des salaires différés ainsi que des revenus d’emplois et des revenus divers. Le Guide de l’employeur – Retenues à la source et cotisations de Revenu Québec peut être consulté pour plus de détails à ce sujet.

Par ailleurs, il faut tenir compte uniquement de la masse salariale du Québec.

Non, la loi sur les compétences s’applique seulement aux employeurs dont la masse salariale est de plus de deux millions de dollars.

Lorsque la masse salariale de l’employeur est de moins de deux millions de dollars, il n’a pas de déclaration à remplir.

Si cet employeur a déjà été assujetti par le passé et n’est pas assujetti pour l’année en cours, il doit accéder à la Zone entreprise à l’aide de son code d’accès clicSÉQUR ─ Entreprises et indiquer à la question portant sur l’assujettissement qu’il n’est plus assujetti.

Un seul formulaire doit être rempli pour la nouvelle entreprise. Il suffit d’inscrire le nouveau numéro d’entreprise du Québec (NEQ) dans le champ approprié.

L’employeur doit utiliser un seul formulaire, pour répondre aux questions concernant ses divisions, succursales ou établissements au Québec enregistrés sous un même numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

Oui, un employeur assujetti c’est-à-dire dont la masse salariale excède deux millions de dollars doit remplir le formulaire qu’il ait ou non offert de la formation. En effet, il doit déclarer sa cotisation au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre ou encore l’utilisation des dépenses de formation admissibles reportées d’une année antérieure.

Non, si le certificat de qualité des initiatives de formation (CQIF) était valide durant l’année civile visée. Ce certificat permet à un employeur d’être exempté, entre autres, de remplir le formulaire et est valide pour trois ans.

Le formulaire de Revenu Québec sert à déclarer les sommes investies dans la formation de la main-d’œuvre; tandis que celui de la Commission sert à recueillir les renseignements sur les moyens retenus par les employeurs assujettis pour répondre à leur obligation légale de participer au développement des compétences de la main-d’œuvre.

L’employeur doit s’assurer qu’il a rempli un formulaire pour chacune des entreprises dotées d’un numéro d’entreprise du Québec (NEQ) distinct, s’il y a lieu, et visées par l’obligation légale. S’il a déjà rempli le ou les formulaires requis, l’employeur ne doit pas tenir compte du message.

Le formulaire Déclaration des activités de formation est disponible sur le site d’Entreprises Québec – sur la Zone entreprise .

Pour utiliser la Zone entreprise, vous devez avoir un compte clicSÉQUR – Entreprises . Les informations d’inscription se trouvent sur ce site. L'inscription est gratuite. Vous n’aurez besoin que de votre numéro d'entreprise du Québec (NEQ) ainsi que du numéro d’identification à Revenu Québec.

Il doit contacter clicSÉQUR ─ Entreprises pour obtenir un nouveau code d’accès.

Non, l’utilisateur peut quitter le formulaire et y revenir à un autre moment, tant qu’il n’a pas soumis celui-ci et reçu une confirmation. À noter qu’une fois que la déclaration a été soumise il n’est plus possible d’y faire des modifications.

Non, il n’est pas possible de modifier sa déclaration une fois qu’elle a été soumise et qu’une confirmation de réception a été reçue.

Non, la Commission a choisi la version électronique afin de diminuer le fardeau administratif lié à la gestion du formulaire. Celui-ci doit être rempli en ligne et transmis à l’aide de la fonction Soumettre.

Oui, une fois le formulaire transmis, un message s’affiche à l’écran fournissant un numéro de confirmation. De plus, ce message est envoyé par courriel à l’employeur qui devra le conserver.

Il n’est plus possible de consulter et d’imprimer les déclarations antérieures. La Commission ne fournit pas de copie des déclarations antérieures. Le déclarant a la responsabilité d’enregistrer ou d’imprimer les copies de ses déclarations.

Il est possible d’imprimer le formulaire avant sa transmission. Il est d’ailleurs conseillé de le faire afin de vérifier les renseignements fournis. Il est également possible d’enregistrer une copie en format PDF de la déclaration et de la conserver pour les dossiers de l’entreprise.

Lorsque l’employeur a rempli  le formulaire de façon conforme et le transmet, il obtient automatiquement un numéro de confirmation et reçoit ensuite un courriel de confirmation.

Il doit vérifier le ou les messages d’erreur qui apparaissent dans le formulaire et apporter les corrections nécessaires. En effet, un message d’erreur s’affiche vis-à-vis d'un champ qui contient un renseignement non conforme, par exemple, un espacement dans une adresse de courriel ou un champ obligatoire non rempli.

La Commission met à la disposition des employeurs différents ouvrages de référence, dont le Guide sur les dépenses de formation admissibles (PDF, 413 Ko) qui fournit, par exemple, la définition des moyens reconnus par la loi sur les compétences.

Ce renseignement est accessible dans le site Internet du Registraire des entreprises du Québec (REQ).

Le code d’activité économique (CAE) se trouve à la rubrique Activités économiques et nombre de salariés, dans le dossier de l’entreprise accessible dans le site Internet du Registraire des entreprises du Québec (REQ). Dans le formulaire disponible sur la Zone entreprise, le code CAE à quatre chiffres du premier secteur d’activité économique est déjà indiqué par défaut.

Il est suggéré de classer les employés dans la catégorie se rapprochant le plus de la fonction qu’ils occupent au sein de l’entreprise.

Une description de chaque catégorie de même qu’une liste d’exemples d’emplois par catégorie sont fournies dans le formulaire en cliquant sur le point d’interrogation situé après le titre de chacune des catégories.

Un stagiaire appartient à la même catégorie d’employés (professionnel, personnel technique, personnel des ventes, etc.) que les employés parmi lesquels il a effectué son stage.

Pour ce qui est des heures de formation, l’employeur peut déclarer le total des heures rémunérées.

Seul un employé qui a reçu de la formation ou a participé à des activités de formation est inclus dans le calcul du nombre d’employés formés. Le formateur ou les formateurs ne doivent pas être compris dans ce calcul.

Il est à noter que même si un employé a participé à plus d’une activité de formation, on doit le compter une seule fois. Par exemple, une entreprise qui compte un total de cinq employés, trois employés ont suivi deux formations chacun dans l’année. Le nombre d’employés formés est donc de trois et non de six.

Non, une cotisation au Fonds de la Commission de la construction du Québec (CCQ) ou au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO) ne correspond pas à des heures de formation, mais au versement d’une somme d’argent.

Ainsi, dans le cas où une cotisation a été payée, le chiffre 0 doit être inscrit dans la colonne Nombre d’employés formés et dans la colonne Nombre total d’heures de formation reçue du tableau Catégories d’employés.

Le nombre total d’heures de formation se calcule en additionnant l’ensemble des heures de formation reçues par les employés durant l’année. Ce calcul ne comprend pas les heures du ou des formateurs.

Une validation se fait automatiquement dans le tableau des catégories d’employés. Chaque fois qu’une donnée est saisie dans les champs Nombre d’employés formés et Nombre total d’heures de formation reçue, une validation est effectuée afin de vérifier si le nombre total d’heures de formation reçue divisé par le nombre d’employés formés donne un nombre supérieur ou égal à 500.

Si c’est le cas, une fenêtre s’ouvre et présente le message suivant : « Vous déclarez une moyenne de plus de 500 heures de formation par employé dans cette catégorie, est-ce que les données inscrites sont bien valides? ».

Si la réponse est « oui », la fenêtre disparaît et il est possible de continuer de remplir le formulaire.

Si la réponse est « non », le pointeur est placé dans le champ à modifier, Nombre total d’heures de formation reçue, et le nombre erroné est mis en surbrillance. Ce nombre peut alors être corrigé pour qu’il corresponde à celui figurant dans les registres de l’employeur.

Oui, s’il y a des dépenses de formation admissibles engagées par l’employeur. C’est le cas par exemple de l’employeur qui paie les frais de scolarité d’un employé.

Il faut corriger l’information fournie, selon le message d’erreur qui apparaît dans le tableau.