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Foire aux questions

Déclaration des activités de formation

Employeurs visés par la Déclaration des activités de formation

Quel est le délai accordé pour remplir ma déclaration?

L’employeur assujetti doit remplir sa déclaration entre le 1er février et le 30 juin.

Quelle est la période visée par la déclaration?

L’employeur assujetti à la loi sur les compétences doit compiler les renseignements concernant les activités de formation offertes au cours de la période s’échelonnant du 1er janvier au 31 décembre de l’année visée par la déclaration.

Qu’est-ce qu’un employeur assujetti?

Tout employeur dont la masse salariale à l'égard d'une année civile (de janvier à décembre) excède deux millions de dollars est un employeur assujetti à la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (communément appelée loi sur les compétences Lien vers un site externe.). Cet employeur doit consacrer l'équivalent d’au moins 1 % de sa masse salariale à la formation de son personnel.

Il est tenu de remplir et de transmettre le formulaire Déclaration des activités de formation à la Commission des partenaires du marché du travail, conformément à l’article 3 du Règlement sur les dépenses de formation admissibles.

À quoi correspond la masse salariale?

La masse salariale pour une année est l’ensemble des montants qu’un employeur verse, alloue, accorde ou paie à un employé. En général, l’ensemble de ces montants correspond à l’addition des revenus d’emplois avant les retenues à la source, des salaires différés ainsi que des revenus d’emplois et des revenus divers. Le Guide de l’employeur – Retenues à la source et cotisations Lien externe ouvrant dans une nouvelle fenêtre. de Revenu Québec peut être consulté pour plus de détails à ce sujet.

Par ailleurs, il faut tenir compte uniquement de la masse salariale du Québec.

Un employeur dont la masse salariale est de moins de deux millions de dollars doit-il remplir le formulaire?

Non, la loi sur les compétences s’applique seulement aux employeurs dont la masse salariale est de plus de deux millions de dollars.

Que doit faire l’employeur qui a reçu un avis l’invitant à remplir sa déclaration alors que sa masse salariale était de moins de deux millions de dollars?

Lorsque la masse salariale de l’employeur est de moins de deux millions de dollars, il n’a pas de déclaration à remplir.

Si cet employeur a déjà été assujetti par le passé et n’est pas assujetti pour l’année en cours, il doit accéder à la Zone entreprise à l’aide de son code d’accès clicSÉQUR ─ Entreprises et indiquer à la question portant sur l’assujettissement qu’il n’est plus assujetti.

Que faire si l’entreprise a été vendue ou fusionnée ?

Un seul formulaire doit être rempli pour la nouvelle entreprise. Il suffit d’inscrire le nouveau numéro d’entreprise du Québec (NEQ) dans le champ approprié.

Un employeur qui possède des divisions, succursales ou établissements enregistrés sous un même numéro d’entreprise (NEQ) doit-il remplir un ou plusieurs formulaires?

L’employeur doit utiliser un seul formulaire, pour répondre aux questions concernant ses divisions, succursales ou établissements au Québec enregistrés sous un même numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

L’employeur qui n’a pas offert de formation doit-il remplir le formulaire?

Oui, un employeur assujetti c’est-à-dire dont la masse salariale excède deux millions de dollars doit remplir le formulaire qu’il ait ou non offert de la formation. En effet, il doit déclarer sa cotisation au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre ou encore l’utilisation des dépenses de formation admissibles reportées d’une année antérieure.

L’employeur qui a un certificat de qualité des initiatives de formation (CQIF) doit-il remplir le formulaire?

Non, si le certificat de qualité des initiatives de formation (CQIF) était valide durant l’année civile visée. Ce certificat permet à un employeur d’être exempté, entre autres, de remplir le formulaire et est valide pour trois ans.

Quelle est la différence entre le formulaire de Revenu Québec et celui de la Commission des partenaires du marché de travail?

Le formulaire de Revenu Québec sert à déclarer les sommes investies dans la formation de la main-d’œuvre; tandis que celui de la Commission sert à recueillir les renseignements sur les moyens retenus par les employeurs assujettis pour répondre à leur obligation légale de participer au développement des compétences de la main-d’œuvre.

Que doit faire l’employeur qui reçoit un message de rappel alors qu’il a déjà rempli le formulaire?

L’employeur doit s’assurer qu’il a rempli un formulaire pour chacune des entreprises dotées d’un numéro d’entreprise du Québec (NEQ) distinct, s’il y a lieu, et visées par l’obligation légale. S’il a déjà rempli le ou les formulaires requis, l’employeur ne doit pas tenir compte du message.

Façon de procéder

Comment accéder à la déclaration des activités de formation et comment la produire?

Le formulaire Déclaration des activités de formation est disponible sur le site d’Entreprises Québec – sur la Zone entreprise Lien externe ouvrant dans une nouvelle fenêtre..

Pour utiliser la Zone entreprise, vous devez avoir un compte clicSÉQUR – Entreprises Lien externe ouvrant dans une nouvelle fenêtre.. Les informations d’inscription se trouvent sur ce site. L'inscription est gratuite. Vous n’aurez besoin que de votre numéro d'entreprise du Québec (NEQ) ainsi que du numéro d’identification à Revenu Québec.

Que doit faire l’employeur qui a perdu son code d’accès?

Il doit contacter clicSÉQUR ─ Entreprises pour obtenir un nouveau code d’accès.

Le formulaire doit-il être rempli en un seul temps?

Non, l’utilisateur peut quitter le formulaire et y revenir à un autre moment, tant qu’il n’a pas soumis celui-ci et reçu une confirmation. À noter qu’une fois que la déclaration a été soumise il n’est plus possible d’y faire des modifications.

Puis-je modifier ma déclaration après l’avoir envoyée?

Non, il n’est pas possible de modifier sa déclaration une fois qu’elle a été soumise et qu’une confirmation de réception a été reçue.

Le formulaire peut-il être transmis à la Commission en version papier?

Non, la Commission a choisi la version électronique afin de diminuer le fardeau administratif lié à la gestion du formulaire. Celui-ci doit être rempli en ligne et transmis à l’aide de la fonction Soumettre.

L’employeur reçoit-il un numéro de confirmation?

Oui, une fois le formulaire transmis, un message s’affiche à l’écran fournissant un numéro de confirmation. De plus, ce message est envoyé par courriel à l’employeur qui devra le conserver.

Comment obtenir une copie des déclarations antérieures?

Il n’est plus possible de consulter et d’imprimer les déclarations antérieures. La Commission ne fournit pas de copie des déclarations antérieures. Le déclarant a la responsabilité d’enregistrer ou d’imprimer les copies de ses déclarations.

Comment conserver une copie du formulaire transmis à la Commission?

Il est possible d’imprimer le formulaire avant sa transmission. Il est d’ailleurs conseillé de le faire afin de vérifier les renseignements fournis. Il est également possible d’enregistrer une copie en format PDF de la déclaration et de la conserver pour les dossiers de l’entreprise.

Comment savoir si le formulaire a bien été transmis?

Lorsque l’employeur a rempli  le formulaire de façon conforme et le transmet, il obtient automatiquement un numéro de confirmation et reçoit ensuite un courriel de confirmation.

Que doit faire l’employeur qui ne réussit pas à transmettre son formulaire?

Il doit vérifier le ou les messages d’erreur qui apparaissent dans le formulaire et apporter les corrections nécessaires. En effet, un message d’erreur s’affiche vis-à-vis d'un champ qui contient un renseignement non conforme, par exemple, un espacement dans une adresse de courriel ou un champ obligatoire non rempli.

Renseignements demandés

Où trouver de l’information sur l’application de la loi sur les compétences?

La Commission met à la disposition des employeurs différents ouvrages de référence, dont le Guide sur les dépenses de formation admissibles (PDF, 413 Ko) qui fournit, par exemple, la définition des moyens reconnus par la loi sur les compétences.

Où trouver le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) de l’employeur?

Ce renseignement est accessible dans le site Internet du Registraire des entreprises du Québec Lien externe ouvrant dans une nouvelle fenêtre. (REQ).

Où trouver le code d’activité économique (CAE) de l’entreprise?

Le code d’activité économique (CAE) se trouve à la rubrique Activités économiques et nombre de salariés, dans le dossier de l’entreprise accessible dans le site Internet du Registraire des entreprises du Québec Lien externe ouvrant dans une nouvelle fenêtre. (REQ). Dans le formulaire disponible sur la Zone entreprise, le code CAE à quatre chiffres du premier secteur d’activité économique est déjà indiqué par défaut.

Que faire si une ou plusieurs catégories d’employés ne se trouvent pas dans le tableau du formulaire?

Il est suggéré de classer les employés dans la catégorie se rapprochant le plus de la fonction qu’ils occupent au sein de l’entreprise.

Une description de chaque catégorie de même qu’une liste d’exemples d’emplois par catégorie sont fournies dans le formulaire en cliquant sur le point d’interrogation situé après le titre de chacune des catégories.

À quelle catégorie d’employés appartient un stagiaire et quelles sont les heures de formation qui peuvent être déclarées à son égard?

Un stagiaire appartient à la même catégorie d’employés (professionnel, personnel technique, personnel des ventes, etc.) que les employés parmi lesquels il a effectué son stage.

Pour ce qui est des heures de formation, l’employeur peut déclarer le total des heures rémunérées.

Dans le tableau de la section Catégories d’employés, comment faut-il calculer le nombre d’employés formés?

Seul un employé qui a reçu de la formation ou a participé à des activités de formation est inclus dans le calcul du nombre d’employés formés. Le formateur ou les formateurs ne doivent pas être compris dans ce calcul.

Il est à noter que même si un employé a participé à plus d’une activité de formation, on doit le compter une seule fois. Par exemple, une entreprise qui compte un total de cinq employés, trois employés ont suivi deux formations chacun dans l’année. Le nombre d’employés formés est donc de trois et non de six.

Faut-il inscrire des heures de formation lorsqu’une cotisation au Fonds de formation des salariés de l’industrie de la construction (FFSIC) de la Commission de la construction du Québec (CCQ) ou au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO) a été payée?

Non, une cotisation au Fonds de la Commission de la construction du Québec (CCQ) ou au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO) ne correspond pas à des heures de formation, mais au versement d’une somme d’argent.

Ainsi, dans le cas où une cotisation a été payée, le chiffre 0 doit être inscrit dans la colonne Nombre d’employés formés et dans la colonne Nombre total d’heures de formation reçue du tableau Catégories d’employés.

Comment calculer le nombre total d’heures de formation?

Le nombre total d’heures de formation se calcule en additionnant l’ensemble des heures de formation reçues par les employés durant l’année. Ce calcul ne comprend pas les heures du ou des formateurs.

Que faire si un message d’erreur s’affiche dans la section Nombre total d’heures de formation reçue?

Une validation se fait automatiquement dans le tableau des catégories d’employés. Chaque fois qu’une donnée est saisie dans les champs Nombre d’employés formés et Nombre total d’heures de formation reçue, une validation est effectuée afin de vérifier si le nombre total d’heures de formation reçue divisé par le nombre d’employés formés donne un nombre supérieur ou égal à 500.

Si c’est le cas, une fenêtre s’ouvre et présente le message suivant : « Vous déclarez une moyenne de plus de 500 heures de formation par employé dans cette catégorie, est-ce que les données inscrites sont bien valides? ».

Si la réponse est « oui », la fenêtre disparaît et il est possible de continuer de remplir le formulaire.

Si la réponse est « non », le pointeur est placé dans le champ à modifier, Nombre total d’heures de formation reçue, et le nombre erroné est mis en surbrillance. Ce nombre peut alors être corrigé pour qu’il corresponde à celui figurant dans les registres de l’employeur.

Les heures de formation suivies sans salaire doivent-elles être incluses dans le total des heures de formation?

Oui, s’il y a des dépenses de formation admissibles engagées par l’employeur. C’est le cas par exemple de l’employeur qui paie les frais de scolarité d’un employé.

Que faire s’il y a un message d’erreur qui s’affiche à la section Catégories d’employés?

Il faut corriger l’information fournie, selon le message d’erreur qui apparaît dans le tableau.

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Dernière mise à jour : 2021-03-11

 
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