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Foire aux questions

Déclaration des activités de formation – année 2016

Employeurs visés par la Déclaration des activités de formation

Quelle est la période visée par la déclaration 2016?

L’employeur assujetti à la loi sur les compétences doit compiler les renseignements concernant les activités de formation offertes au cours de la période s’échelonnant du 1er janvier au 31 décembre 2016. Les conditions reliées au formulaire à transmettre à la Commission se réfèrent aux obligations légales d’un employeur en vigueur au 31 décembre 2016.

Qu’est-ce qu’un employeur assujetti?

Tout employeur dont la masse salariale à l'égard d'une année civile (de janvier à décembre) excède deux millions de dollars est un employeur assujetti à la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (communément appelée loi sur les compétences). Cet employeur doit consacrer l'équivalent d’au moins 1 % de sa masse salariale à la formation de son personnel.

Il est tenu de remplir et de transmettre le formulaire Déclaration des activités de formation à la Commission des partenaires du marché du travail (Commission), conformément à l’article 3 du Règlement sur les dépenses de formation admissibles.

À quoi correspond la masse salariale?

La masse salariale pour une année est l’ensemble des montants qu’un employeur verse, alloue, accorde ou paie à un employé. En général, ce montant correspond à l’addition des revenus d’emplois avant les retenues à la source, des salaires différés ainsi que des revenus d’emplois et des revenus divers. Le Guide de l’employeur – Retenues à la source et cotisations Lien externe ouvrant dans une nouvelle fenêtre. de Revenu Québec peut être consulté pour plus de détails à ce sujet.

Par ailleurs, il faut considérer uniquement la masse salariale du Québec.

Que doit faire l’employeur qui a reçu un bulletin d’information alors que la masse salariale était de moins de deux millions de dollars?

Lorsque la masse salariale de l’employeur est de moins de deux millions de dollars une année, cet employeur n’est pas assujetti pour cette même année. Cela peut être le cas, par exemple, lorsqu’une entreprise fait faillite, qu’elle fusionne avec une autre ou qu’elle déménage à l’extérieur du Québec.

L’employeur qui n’est plus assujetti doit accéder à la page d’accueil du formulaire à l’aide de son code d’accès reçu par courriel ou par la poste et indiquer à la question portant sur l’assujettissement qu’il n’est plus assujetti. Le dossier sera alors fermé.

Que faire si l’entreprise a été vendue ou fusionnée ?

Un seul formulaire doit être rempli pour la nouvelle entreprise. Il suffit d’inscrire le nouveau numéro d’entreprise du Québec (NEQ) au champ approprié.

Un employeur qui possède des divisions, succursales ou établissements enregistrés sous un même numéro d’entreprise (NEQ) doit-il remplir un ou plusieurs formulaires?

L’employeur doit fournir, dans un seul et même formulaire, les renseignements concernant ses divisions, succursales ou établissements au Québec enregistrés sous un même numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

L’employeur qui n’a pas offert de formation doit-il remplir le formulaire?

Oui, un employeur assujetti doit remplir le formulaire qu’il ait ou non offert de la formation. Par exemple, il a cotisé au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre ou encore il a utilisé des dépenses de formation admissibles reportées d’une année antérieure.

L’employeur qui a un certificat de qualité des initiatives de formation (CQIF) doit-il remplir le formulaire?

Non, si le certificat de qualité des initiatives de formation (CQIF) était valide durant l’année civile visée. Ce certificat permet à un employeur d’être exempté, entre autres, de remplir le formulaire et est valide pour trois ans.

Quelle est la différence entre le formulaire de Revenu Québec et celui de la Commission des partenaires du marché de travail?

Le formulaire de Revenu Québec sert à déclarer les sommes investies dans la formation de la main-d’œuvre; tandis que celui de la Commission sert à recueillir les renseignements sur les moyens retenus par les employeurs assujettis pour répondre à leur obligation légale de participer au développement des compétences de la main-d’œuvre.

Que doit faire l’employeur qui reçoit un message de rappel alors qu’il a déjà rempli le formulaire?

L’employeur doit vérifier le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) de l’entreprise visée par le message. Il doit alors s’assurer qu’il a rempli un formulaire pour chacune des entreprises dotées d’un NEQ distinct et visées par l’obligation légale. S’il a déjà rempli le ou les formulaires requis, l’employeur ne doit pas tenir compte du message.

Dans un autre cas, l’employeur non assujetti pour l’année civile visée doit s’assurer qu’il a indiqué dans le formulaire, à la question portant sur l’assujettissement, qu’il n’était pas assujetti afin que le dossier soit fermé.

Façon de procéder

Comment accéder et produire la déclaration des activités de formation?

L’employeur produit la déclaration des activités de formation en remplissant et en transmettant le formulaire en ligne Déclaration des activités de formation. Ce formulaire se trouve sur le site Internet de la Commission, à l’adresse : cpmt.gouv.qc.ca/daf.

Pour accéder au formulaire, l’employeur doit inscrire le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) de l’entreprise visée ainsi que le code d’accès qui a été attribué par la Commission. Ce code est inscrit dans le bulletin d’information transmis par courriel ou par la poste. Il est lié au NEQ et à la raison sociale de l’entreprise. Par la suite, il doit fournir les renseignements demandés en s’assurant de leur validité et remplir tous les champs obligatoires. Finalement, il doit transmettre le formulaire.

L’employeur doit s’assurer que les renseignements sont à jour. Au besoin, l’employeur peut mettre à jour les renseignements déjà inscrits dans la section Renseignements sur l’identité, tels que la raison sociale, son adresse et le nom du représentant de l’employeur.

Comment recevoir le bulletin d’information avec le code d’accès?

Le bulletin d’information est envoyé par courriel aux employeurs assujettis qui ont inscrit une adresse de courriel dans la déclaration d’une année antérieure. Ce bulletin contient un code d’accès ainsi que la raison sociale et le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) auxquels le code est lié.

L’inscription de ce code et du NEQ permet d’accéder à un formulaire en ligne prérempli, lequel peut toutefois être mis à jour au besoin. Ce formulaire comprend notamment les coordonnées de l’employeur (adresse, téléphone, adresse de courriel, etc.).

Les employeurs n’ayant pas fourni d’adresse de courriel recevront par la poste le bulletin.

Nous suggérons fortement aux entreprises d’indiquer une adresse courriel valide.

Que doit faire l’employeur qui n’a pas reçu de code d’accès?

L’employeur peut s’inscrire directement en ligne. Pour ce faire, il doit lors de l’étape de la connexion au formulaire fournir le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) de l’entreprise visée par la déclaration. Il recevra ensuite, par courriel, son code d’accès dans un message automatique lui confirmant son inscription.

Que doit faire l’employeur qui a perdu son code d’accès?

Il doit écrire à l’adresse DAF@mtess.gouv.qc.ca Courriel. en indiquant le numéro de l’entreprise du Québec (NEQ) et la raison sociale de l’entreprise visée par la déclaration.

Le formulaire doit-il être rempli en un seul temps?

Non, il est possible d’interrompre en tout temps la tâche grâce à la fonction Sauvegarder. Elle permet de conserver les renseignements inscrits et de terminer la déclaration à un autre moment.

Il est de plus recommandé à l’employeur, qui a besoin d’une longue période de temps pour remplir le formulaire, d’utiliser régulièrement la fonction Sauvegarder.

Le formulaire peut-il être transmis à la Commission en version papier?

Non, la Commission a choisi la version électronique afin de diminuer le fardeau administratif lié à la gestion du formulaire. Le formulaire doit être rempli en ligne et transmis à l’aide de la fonction Envoyer.

L’employeur reçoit-il un numéro de confirmation?

Oui, une fois le formulaire transmis, un message s’affiche à l’écran fournissant un numéro de confirmation. De plus, ce message est envoyé par courriel à l’employeur qui devra le conserver.

Comment obtenir une copie des déclarations antérieures?

À partir du formulaire, il est possible de consulter et d’imprimer les déclarations antérieures depuis 2011, pourvu qu’elles aient été produites de façon conforme. Lorsqu’une déclaration est produite de façon conforme, un numéro de confirmation est donné.

La Commission ne fournit pas de copie papier des déclarations.

Comment conserver une copie du formulaire transmis à la Commission?

Le formulaire peut être imprimé avant sa transmission. Il est d’ailleurs conseillé de l’imprimer avant sa transmission afin de vérifier les renseignements fournis. De plus, étant donné qu’il est possible d’obtenir une version PDF de la déclaration, il est également possible d’enregistrer et de conserver cette version pour les dossiers de l’entreprise.

Comment savoir si le formulaire a bien été transmis?

Lorsque l’employeur a rempli de façon conforme et transmet le formulaire, il obtient automatiquement un numéro de confirmation et reçoit ensuite un courriel de confirmation. Par ailleurs, s’il le souhaite, il peut se connecter de nouveau afin de consulter et d’imprimer, au besoin, la Déclaration.

Que doit faire l’employeur qui ne réussit pas à transmettre son formulaire?

Il doit vérifier le ou les messages d’erreur qui apparaissent dans le formulaire et apporter les corrections nécessaires. En effet, un message d’erreur s’affiche vis-à-vis un champ qui contient un renseignement non conforme, par exemple, un espacement dans une adresse de courriel ou un champ obligatoire non rempli.

Renseignements demandés

Où trouver de l’information sur l’application de la loi sur les compétences?

La Commission met à la disposition des employeurs différents ouvrages de référence, dont le Guide sur les dépenses de formation admissibles qui fournit, par exemple, la définition des moyens reconnus par la loi sur les compétences.

Où trouver le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) de l’employeur?

Ce renseignement est accessible dans le site Internet du Registraire des entreprises du Québec Lien externe ouvrant dans une nouvelle fenêtre. (REQ).

Où trouver le code d’activité économique (CAE) de l’entreprise?

Le code d’activité économique (CAE) se trouve à la rubrique Activités économiques et nombre de salariés, dans le dossier de l’entreprise accessible dans le site Internet du Registraire des entreprises du Québec Lien externe ouvrant dans une nouvelle fenêtre. (REQ). Il est suggéré d’indiquer dans le formulaire le code à quatre chiffres du premier secteur d’activité économique, par exemple, 7721 Services d'informatique.

Que faire si une ou plusieurs catégories d’employés ne se trouvent pas dans le tableau du formulaire?

Il est suggéré de classer les employés dans la catégorie se rapprochant le plus de la fonction qu’ils occupent au sein de l’entreprise.

Une description de chaque catégorie de même qu’une liste d’exemples d’emplois par catégorie sont fournies dans le formulaire, à la section 3 Catégories d’employés.

À quelle catégorie d’employés appartient un stagiaire et quelles sont les heures de formation qui peuvent être déclarées à son égard?

Un stagiaire appartient à la même catégorie d’employés (professionnel, personnel technique, personnel des ventes, etc.) que les employés parmi lesquels il a effectué son stage.

Pour ce qui est des heures de formation, l’employeur peut déclarer le total des heures rémunérées.

Dans le tableau de la section Catégories d’employés, comment faut-il calculer le nombre d’employés formés?

Seul un employé qui a reçu de la formation ou a participé à des activités de formation est inclus dans le calcul du nombre d’employés formés. Le formateur ou les formateurs ne doivent pas être compris dans ce calcul.

Il est à noter que même si un employé a participé à plus d’une activité de formation, on doit le compter une seule fois. Par exemple, une entreprise qui compte un total de cinq employés, trois employés ont suivi deux formations chacun dans l’année. Le nombre d’employés formés est donc de trois et non de six.

Faut-il inscrire des heures de formation lorsqu’une cotisation seulement a été payée?

Non, une cotisation au Fonds de la Commission de la construction du Québec (CCQ) ou au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO) ne correspond pas à des heures de formation, mais au versement d’une somme d’argent.

Ainsi, dans le cas où une cotisation a été payée, le chiffre 0 doit être inscrit dans la colonne Nombre d’employés formés et dans la colonne Nombre total d’heures de formation reçue du tableau de la section 3 Catégories d’employés.

Comment calculer le nombre total d’heures de formation?

Le nombre total d’heures de formation se calcule en additionnant l’ensemble des heures de formation reçues par les employés durant l’année. Ce calcul ne comprend pas les heures du ou des formateurs.

Que faire si un message d’erreur s’affiche dans la section Nombre total d’heures de formation reçue?

Une validation se fait automatiquement dans le tableau des catégories d’employés. Chaque fois qu’une donnée est saisie dans les champs Nombre d’employés formés et Nombre total d’heures de formation reçue, une validation est effectuée afin de vérifier si le nombre total d’heures de formation reçue divisé par le nombre d’employés formés donne un nombre supérieur ou égal à 500.

Si c’est le cas, une fenêtre s’ouvre et présente le message suivant : « Vous déclarez une moyenne de plus de 500 heures de formation par employé dans cette catégorie, est-ce que les données inscrites sont bien valides? ».

Si la réponse est « oui », la fenêtre disparaît et il est possible de continuer de remplir le formulaire.

Si la réponse est « non », le pointeur est placé dans le champ à modifier, Nombre total d’heures de formation reçue, et le nombre erroné est mis en surbrillance. Ce nombre peut alors être corrigé pour qu’il corresponde à celui figurant dans les registres de l’employeur.

Les heures de formation suivies sans salaire doivent-elles être incluses dans le total des heures de formation?

Oui, s’il y a des dépenses de formation admissibles engagées par l’employeur. C’est le cas par exemple de l’employeur qui paie les frais de scolarité d’un employé.

Que faire s’il y a un message d’erreur qui s’affiche à la section Catégories d’employés?

Il faut corriger la donnée concernée par le ou les messages d’erreur dans le tableau. Cela permet d’assurer la validité des statistiques qui seront compilées à partir des données inscrites.

Les messages d’erreur les plus fréquents concernent les situations suivantes :

  • Le nombre d’employés formés doit être égal ou inférieur au nombre total d’employés.
  • Le chiffre 0 inscrit dans la colonne Nombre d’employés formés correspond au chiffre 0 dans la colonne Nombre total d’heures de formation reçue.
  • Dans la section 2, les moyens identifiés, excluant ceux qui correspondent strictement au versement d’une somme d’argent (cotisation, report, etc.), impliquent qu’un chiffre supérieur à 0 doit être inscrit dans la colonne Nombre d’employés formés et dans la colonne Nombre total d’heures de formation reçue.

Que faire s’il est impossible de se déplacer dans le formulaire à l’aide de la touche de retour?

Pour se déplacer d’un champ à l’autre dans le formulaire, il faut utiliser la touche de tabulation et non la touche de retour.

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Dernière mise à jour : 2017-06-29

 
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